Operação
Tarefas
A área Tarefas organiza o trabalho da equipe de comunicação em pipes (quadros kanban): cada pipe tem etapas, tarefas com responsáveis, prazos, checklist, comentários com menções, vínculos com comunicados/campanhas — e um formulário público de solicitação que transforma respostas em tarefas automaticamente.
Conceitos e termos
| Termo (como aparece na tela) | O que significa |
|---|---|
| Pipe | Um processo/quadro de trabalho, com nome, cor, ícone e visibilidade própria. `/tarefas` mostra a grade de pipes. |
| Etapa | Coluna do kanban, com nome, cor e categoria (Não iniciada / Em andamento / Concluída). Um pipe novo nasce com To Do / In Progress / Done. |
| Tarefa | O card (`#123`): título, descrição, Responsáveis, Datas (Início → Prazo), Prioridade (Urgente/Alto/Média/Baixa), Etiquetas, checklist, anexos, atividade. |
| Formulário (aba) | O formulário público do pipe (um por pipe): perguntas, aparência e o link `/f/<slug>`. Cada resposta cria uma tarefa na fase inicial escolhida. |
| Vínculos | Ligações da tarefa com Comunicados e Campanhas (aparecem também no sentido inverso, na tela do comunicado/campanha). |
| Visibilidade | Por pipe: Global (todos com acesso a Tarefas) ou Restrito (equipes/usuários; sem seleção, só o dono). |
| Atividade | Feed da tarefa misturando eventos (mudança de etapa, atribuição…) e comentários. |
| Arquivar | Pipes e tarefas são arquivados (recuperáveis), nunca excluídos definitivamente pela interface. |
O que dá pra fazer
- Criar pipes (nome, descrição, cor, emoji e visibilidade), editar, arquivar/reativar
- Gerenciar etapas: adicionar, renomear, colorir, categorizar, reordenar e excluir (migrando as tarefas para outra etapa)
- Criar tarefas e movê-las por arrastar e soltar (ou pelo campo Status no detalhe), com atualização otimista
- No detalhe: editar título inline, responsáveis, datas, prioridade, etiquetas, descrição rica, checklist com progresso, anexos (5 MB por arquivo), comentários com anexo, link e menções (@ para comunicados, @@ campanhas, @@@ colaboradores, @@@@ usuários)
- Vincular tarefas a comunicados/campanhas — e ver "Tarefas vinculadas" na tela deles
- Buscar por título e filtrar o quadro por prioridade, prazo (atrasadas, vencem hoje, esta semana, sem prazo, intervalo), etiquetas, responsáveis e arquivadas
- Montar o formulário público: 6 tipos de pergunta (Texto curto/longo, Seleção única/múltipla, Data, Data e hora), obrigatoriedade, slug personalizado, aparência (logo, fundo, cor primária, mensagem de sucesso), anexos, publicação e link
- Acompanhar as Respostas: visitas, respostas, taxa de conversão, tabela com busca e Exportar CSV
- Configurar por pipe as notificações pessoais (E-mail / Caixa de entrada) e as etiquetas
Passo a passo
Criar um pipe e montar o quadro
- 1.No menu lateral, clique em Tarefas → card Criar pipe. Dê nome, cor, ícone e defina a Visibilidade (Global ou Restrito por equipes/usuários).
- 2.O quadro nasce com To Do / In Progress / Done. Use Adicionar etapa e o menu (⋯) de cada coluna para renomear, mudar cor/categoria, mover e excluir.
- 3.Ao excluir uma etapa com tarefas, escolha a etapa de destino ("Excluir e mover"); se o formulário publicado apontava para ela, escolha também o novo destino do formulário.
Trabalhar com tarefas
- 1.+ Adicionar tarefa na coluna: título (obrigatório), responsáveis, datas, prioridade, etiquetas e descrição.
- 2.Arraste os cards entre etapas (funciona também por teclado). Clique no card para abrir o detalhe.
- 3.No detalhe, use a coluna direita para comentar — digite `@` para mencionar comunicados (repita o @ para alternar entre Campanhas, Colaboradores e Usuários). Só o autor edita/exclui o próprio comentário.
- 4.Vínculos conecta a tarefa a comunicados/campanhas; o caminho inverso existe nos detalhes do comunicado ("Tarefas vinculadas").
- 5.Terminou? Arquivar (o filtro "Mostrar arquivadas" exibe a coluna Arquivados, com desarquivar).
Publicar um formulário de solicitação
- 1.No pipe, aba Formulário: dê o título, ajuste o slug (`/f/…` — a tela avisa se já estiver em uso) e monte as perguntas (6 tipos, com "Obrigatória" por pergunta).
- 2.Em Aparência, defina a Fase inicial ("Os envios criam uma tarefa nesta fase" — obrigatória para publicar), quem notificar a cada envio, se permite anexos (até 10 MB no total) e a identidade visual (logo, fundo, cor primária, mensagem de sucesso).
- 3.Salvar e Publicar — copie o Link público e distribua. Despublicar tira o formulário do ar (o link passa a mostrar "Este formulário está indisponível").
- 4.Quem responde (sem login) preenche Seus dados (Nome, E-mail e Departamento — obrigatórios) + as perguntas; cada envio vira uma tarefa na fase inicial, com os dados do respondente, as respostas e os anexos no card (título = nome do solicitante).
- 5.Acompanhe na sub-aba Respostas: Visitas, Respostas, Taxa de conversão; tabela com detalhe por envio e Exportar CSV.
Configurações do pipe
- Aba Configurações: nome/cor/ícone, Visibilidade (só o dono do pipe altera; restringir avisa se alguém perderá acesso — tarefas desatribuídas e notificações removidas), Minhas notificações neste pipe (E-mail / Caixa de entrada), Etiquetas (criar/editar/excluir com cor) e Arquivar.
Limites e regras
| Regra | Valor |
|---|---|
| Disponibilidade | Conta com Portal de Demandas + papel de tarefas no perfil (o papel "Caixa de entrada" é separado) |
| Visibilidade do pipe | Só o dono altera; quem não vê o pipe não o encontra em lugar nenhum (nomes de terceiros aparecem como "Restrito") |
| Atribuir responsável / mencionar usuários | Requer permissão de configurações; com equipe, apenas pessoas da mesma equipe |
| Etapas | Mínimo de 1 por pipe; excluir exige destino para as tarefas (e para o formulário publicado, se apontava para ela) |
| Anexos da tarefa | 5 MB por arquivo; PDF, Office, texto/CSV e imagens; anexos vindos de formulário não podem ser excluídos |
| Formulário | Um por pipe; publicar exige Fase inicial; anexos do envio: total de 10 MB, até 20 arquivos |
| Formulário público | Sem login; proteção anti-robô (reCAPTCHA) e limite de envios por minuto |
| Busca do quadro | Por título da tarefa (até 255 caracteres) |
| Exclusões | Pipes e tarefas são arquivados (recuperáveis); etiquetas e comentários seguem regras próprias (comentário: só o autor) |
O que costuma confundir
- Excluir de verdade não existe: pipes e tarefas são arquivados e podem ser restaurados ("Mostrar arquivadas").
- A visibilidade é do dono: se você não consegue mudar quem vê o pipe, é porque não o criou.
- Pipe invisível "não existe": quem está fora da visibilidade não vê o pipe nem pelo link — não há tela de "sem permissão".
- A busca do quadro procura só no título — não em descrição ou comentários.
- O formulário é um por pipe — para outro formulário, crie outro pipe.
- Respostas do formulário guardam a foto das perguntas da época — editar o formulário depois não altera respostas antigas.
- Notificações: os eventos das tarefas chegam na Caixa de entrada e/ou por e-mail, configurável por pipe; quem faz a ação não se auto-notifica.
Features relacionadas
- Caixa de entrada — onde as notificações das tarefas chegam
- Comunicados e Campanhas — vínculos bidirecionais com tarefas
- Gestão de acesso — papéis de tarefas nos perfis