7 de out. de 2026
Agente para organizar a rotina
Planejamento do mês que vira quadro de Tarefas, prazos e responsáveis numa frase, conferência do calendário e um relatório toda segunda, com o agente.
Quem cuida da comunicação interna passa boa parte do tempo organizando, e não comunicando. O planejamento do mês vive numa planilha, os prazos ficam na cabeça de alguém, a SIPAT aparece na mesma semana do fechamento de metas e ninguém percebeu, e toda segunda começa com a pergunta de sempre: o que saiu, o que funcionou e o que vem agora.
Este guia mostra como organizar a rotina da área com o agente do Comunica.In: o planejamento do mês que vira quadro de Tarefas, prazos e responsáveis definidos numa frase, o quadro da semana, a conferência do calendário e o relatório que chega sozinho toda segunda. Todas as telas são do produto, numa conta de demonstração.
Antes de começar
Tarefas é a área de quadros do Comunica.In: cada quadro tem colunas (as etapas) e cartões (as tarefas), com responsável, prazo, prioridade, checklist e comentários. Os cartões podem ser ligados a comunicados e campanhas. O agente trabalha nesses quadros pela conversa, então você não precisa montar nada antes.
Cinco trabalhos que você entrega para o agente
Empresa, números e pessoas são de uma conta de demonstração.
1) Montar o planejamento editorial do mês
Diga o mês e os assuntos que precisam entrar. O agente já conhece o histórico da conta: os boletins que saem toda semana, os canais que você usa e os combinados da área.
Monta o planejamento de comunicação interna de novembro: o que sai em cada semana, por qual canal e quem cuida. Entram o Novembro Azul, a pesquisa de clima, o fechamento das metas do ano e o convite da festa de fim de ano.
Em menos de 20 segundos chega uma tabela por semana, com o que sai, o canal e a área que cuida. O agente separa um tema principal por semana para os assuntos não disputarem atenção, avisa que a sexta 20/11 é feriado e lembra o limite de dois disparos de WhatsApp por dia que a área já tinha combinado. No fim, pergunta se pode transformar o plano em quadro de Tarefas.
Pode transformar em quadro de tarefas, ainda sem rascunhos. A pesquisa de clima fecha em 27/11 e a festa é em 11/12. As frentes da Comunicação ficam comigo; as outras deixa sem responsável por enquanto.
O quadro abre ao lado da conversa, com as colunas A fazer, Em produção, Aguardando você e Pronto. Cada entrega do mês é um cartão. O plano e o quadro são a mesma coisa: o que muda num aparece no outro, e “Abrir em Tarefas” leva ao quadro completo.
2) Definir prazos, responsáveis e prioridades
Planejamento sem prazo vira lista de desejos. Em vez de abrir cartão por cartão, diga a regra uma vez.
Sou a Ana Beatriz. Me coloca como responsável das tarefas da Comunicação, põe prazo em cada tarefa dois dias úteis antes do envio e marca as três da pesquisa de clima como prioridade alta. O convite da festa sai em 1/12.
O agente aplica a regra em todo o quadro e mostra a conta: o dia de envio de cada entrega, o prazo que saiu dele e os feriados que descontou (2/11 e 20/11). Ele separa o que você informou do que ele supôs, e diz o que mudou por causa da regra. Aqui, o prazo do último aviso da pesquisa passou de 27/11 para 19/11. No cartão, a atividade registra “Agente atribuiu a Ana Beatriz”.
3) Montar e tocar o quadro da semana
O agente trabalha em qualquer quadro de Tarefas, não só nos que nascem de um planejamento. Dá para pedir um quadro novo com as colunas do jeito da sua área.
Cria um quadro de tarefas chamado "Rotina da Comunicação" com as colunas Pauta, Em produção, Em aprovação e Publicado. Coloca na Pauta as entregas fixas da semana: boletim de segunda, mural dos totens na quarta, pílula de segurança no WhatsApp na quinta e o resumo para a liderança na sexta, todas comigo e com prazo nesta semana.
O quadro nasce pessoal, só você vê. O agente avisou que o prazo do boletim, segunda, já tinha passado, e perguntou se ele já tinha saído. Durante a semana, o quadro anda pela conversa:
O boletim já saiu: move para Publicado. O mural dos totens vai para Em produção, com um checklist: fotos da SIPAT, texto curto, ok do gerente da unidade. E me coloca como responsável de todas, sou a Ana Beatriz.
Cada mudança chega como aviso na Caixa de entrada, e o quadro fica atualizado em Tarefas para quem tem acesso a ele.
4) Conferir o calendário antes de fechar o mês
O Calendário mostra os comunicados no tempo, por dia, semana ou mês, com a cor do status: enviado, pronto para envio, agendado, em aprovação ou atrasado. Clicar num comunicado abre o resumo: canais, remetente, assunto e tag, com o atalho para o relatório de envio.
Antes de fechar o planejamento, peça ao agente para cruzar o que já saiu com o que está planejado.
Antes de fechar novembro, olha o calendário: o que já saiu nas últimas semanas e o que já está agendado daqui pra frente? Teve dia com comunicado demais para o mesmo público? Se tiver choque com o plano de novembro, me avisa.
O agente encontrou cinco dias seguidos de comunicado para a base inteira em setembro e uma leitura bem abaixo das outras na integração de novos colaboradores. Também viu que a SIPAT, divulgada em setembro, cai na mesma semana do último aviso da pesquisa e do fechamento das metas, e sugeriu remanejar. Um detalhe: ele não consegue listar o que já está agendado daqui para a frente, e avisa isso na resposta. Para os agendamentos, confira no Calendário.
Pode ajustar: último aviso da pesquisa em 23/11, fechamento das metas em 30/11 e uma tarefa da SIPAT na semana 4, comigo. A palestra de 18/11 não é nossa, então o Novembro Azul de serviços e apoio fica em 18/11 mesmo.
O quadro do mês muda na hora, com os prazos recalculados pela mesma regra dos dois dias úteis.
5) Criar o acompanhamento semanal
A pergunta de segunda de manhã pode chegar respondida.
Quero uma rotina semanal de acompanhamento: toda segunda às 8h, um relatório da semana anterior com o que saiu, como foi a leitura e o que reforçar. Só para mim, com aviso aqui na plataforma, sem e-mail.
O agente cria a rotina com resumo, indicadores de leitura, destaques e recomendações, e oferece “Gerar primeiro relatório agora”. Ele pede que você confira no card como a rotina é entregue. Ali dá para mudar período, dia, hora, notificação, destinatários e as seções do relatório.
O que continua com você
A execução é do agente. O julgamento é seu. Ele monta o plano, calcula prazos e aponta conflitos, mas quem decide o que entra no mês é você. E ele nunca envia sozinho: o clique em Enviar é sempre de uma pessoa.
- O que é prioridade no mês, e o que fica para depois quando a semana enche.
- Quem cuida de cada frente. O agente atribui quando você diz o nome.
- As datas que dependem de outras áreas: o fechamento da pesquisa, o dia do evento, a palestra que não é sua.
- Os dias de envio que o agente supôs. Ele sempre mostra quais foram; confira.
Deixe no automático
- Plano como quadro: todo planejamento que o agente monta vira um quadro de Tarefas, com prazos, responsáveis e prioridades que você ajusta pela conversa ou arrastando os cartões.
- Rotinas: relatórios semanais ou mensais da comunicação, com dia, hora e período, entregues como conversa na plataforma, por e-mail ou pelos dois. Dá para incluir outras pessoas da equipe que usam o agente.
- Avisos das tarefas: atribuições e mudanças chegam na Caixa de entrada ou por e-mail, conforme você configura em cada quadro.
Menos planilha, mais calendário sob controle
O agente não decide o que a sua empresa precisa ouvir em novembro. Ele tira de você a planilha, o cálculo de prazo e a conferência de datas, para sobrar tempo para o que só quem conhece a casa sabe fazer: escolher o que vale comunicar, e quando.
—Escrito por Time Comunica.In