Primeiros passos com o agente

Quem faz comunicação interna costuma ter mais ferramenta do que tempo. O relatório do mês sai de três planilhas, a dúvida sobre como montar um público vira um chamado para o suporte e, a cada pedido novo, alguém precisa explicar de novo como a empresa fala e o que ela quer alcançar.

Este guia é para o primeiro dia com o agente do Comunica.In. Mostra como pedir, o que ele já sabe sem você contar nada, o que vale ensinar uma vez e como ele se comporta. Todas as telas são do produto, numa conta de demonstração.

Antes de começar

Você conversa com o agente na tela “O que vamos criar hoje?”. Escreva como escreveria para alguém do time, anexe arquivos pelo botão + (documentos, planilhas, apresentações, PDF, e-mails e imagens) ou fale pelo microfone. Se não souber por onde começar, abra Sugestões: são pedidos prontos em quatro tipos, Colocar pra rodar, Analisar indicadores, Explorar possibilidades e Tirar uma dúvida.

Embaixo ficam as sessões em andamento. As marcadas com “Precisa de você” estão paradas esperando uma resposta sua, por exemplo a escolha entre dois caminhos de uma campanha.

Quatro trabalhos para o primeiro dia

Empresa, números e pessoas são de uma conta de demonstração.

1) Perguntar como foi o último mês

O agente já conhece todos os comunicados, públicos, canais e resultados da conta. Não precisa exportar nada nem explicar onde estão os números. Comece pela pergunta que você faria para alguém que acabou de chegar no time:

Vem o resumo: quantos comunicados saíram, para quantas pessoas, a leitura por canal e o perfil de engajamento da base. Ele também aponta o que não está nos números de cara: aqui, 22 dias sem nenhum envio no meio de uma campanha que previa e-mails semanais, e um envio de e-mail com 23% de leitura. Termina com sugestões para o próximo período e se oferece para preparar o reforço.

2) Ver o que ele sabe sobre a empresa

Os dados da conta mostram o que aconteceu. Quem a empresa é e como ela fala, o agente aprende com você. Para saber o ponto de partida, pergunte:

Ele responde com a estrutura (unidades, composição do quadro, turnos), a missão, o tom de voz, o papel de cada canal e os objetivos da empresa e da comunicação, com meta e valor atual. Separa o que lembra das suas conversas, como o termo “time ACME” no lugar de “colaboradores”, cita as publicações que já aprendeu e fecha apontando o objetivo mais atrasado.

Se a resposta vier rasa ou genérica, é sinal de que falta ensinar. Faça a mesma pergunta antes e depois de preencher o Personalizar e compare.

3) Ensinar a empresa uma vez

Tudo isso fica em Personalizar, na barra lateral do agente. Comece por Importar: traga o site da empresa ou o manual em PDF, e o agente preenche o que couber sem apagar o que você já escreveu. Depois revise página por página.

• Organização: nome, setor, quantidade de pessoas, composição do quadro (operacional e administrativo), distribuição geográfica, missão e tom de voz.
• Diretrizes de CI: os princípios de como a empresa se comunica.
• Vocabulário: os termos da casa com a definição, como DDS, fretado ou o nome dos turnos. O agente passa a usar e a entender esses termos.
• Objetivos: o que a comunicação e o negócio querem alcançar, com meta, valor atual e prazo. Eles voltam nos relatórios e nas sugestões.

Objetivo sem número não ajuda. “Melhorar o engajamento” não diz nada ao agente; “leitura acima de 70% nos comunicados operacionais” diz o que medir e quando avisar.

Duas coisas parecidas, com donos diferentes. O Contexto (o que está em Personalizar) é da empresa e vale para todos que usam o agente. A Memória é sua: são as preferências e decisões que ele guarda das suas conversas, e você pode revisar, editar ou apagar cada item.

4) Tirar dúvida do produto pela conversa

Não precisa procurar a central de ajuda. Pergunte como se faz e o agente explica com os nomes que aparecem na tela.

Ele explica o passo a passo no construtor de filtros, mostra o atalho pela conversa (“só a filial Campinas”, e ele encontra a coluna e o valor no cadastro) e antecipa o que costuma confundir, como a diferença entre grupo e filtro. No fim, oferece fazer por você.

Como o agente trabalha

• Resolve antes de perguntar. Só pergunta quando existe mais de um caminho razoável, e aí mostra as opções.
• Nunca envia sozinho. Ele prepara tudo, mas o clique em Enviar é sempre de uma pessoa.
• Guarda a marca. Usa o Kit de marca, o tom de voz e o vocabulário que você cadastrou.
• Aprende com o que você corrige. Uma preferência dita uma vez vira Memória e não precisa ser repetida.

O que continua com você

A execução é do agente. O julgamento é seu: o que comunicar e quando, como tratar um tema sensível e o envio. Você para de abrir a plataforma para fazer e passa a abrir para decidir.

Deixe no automático

Depois da primeira conversa sobre resultados, transforme a pergunta em Rotina: um relatório semanal ou mensal, no dia e hora que você escolher, entregue como conversa e, se quiser, também por e-mail. Basta pedir, por exemplo: “quero receber um resumo de engajamento toda segunda de manhã”.

Comece pela pergunta

No primeiro dia, não tente configurar tudo. Pergunte como foi o mês, veja o que o agente sabe da empresa, corrija o que estiver errado em Personalizar e pergunte de novo. A cada correção, as respostas ficam mais próximas da forma como a sua empresa fala.

—Escrito por Time Comunica.In