Reunião 1:1 – como incluir na sua rotina

O assunto não é novo, a importância da liderança é um tema discutido há muito tempo e que vai continuar sendo discutido por muito mais tempo. Isso, porque o perfil de líderes, bem como o de liderados, tende a mudar de acordo com mudanças na sociedade. O que era válido para liderar baby boomers, não foi válido para liderar a geração X, e assim por diante.

Calma, não vamos entrar no mérito de analisar o perfil comportamental de cada geração, mas queremos sim apresentar formas práticas de melhorar a interação do time, pensando na tendência de conexões sinceras. Neste artigo apresentamos uma metodologia de reunião, que pode ser inserida na rotina para garantir melhor relacionamento e, consequentemente melhores resultados.

Métricas são importantes, mas pessoas são mais do que números. Sabemos que métricas são necessárias para analisar desempenho, mas quando se trata de gestão de pessoas não basta olhar dados tangíveis. Um olhar mais humano para gerir liderados entendendo sua rotina, quantidade de tarefas, a satisfação perante a empresa e o líder também é essencial. Pensando nisso, uma prática que tem se popularizado é a inclusão de reuniões individualizadas na rotina do time, também conhecidas como 1:1.

A reunião one-o-one, é uma conversa entre duas pessoas, que acontece de maneira mais informal, e pode abordar diversos temas. Costuma ser muito usada para coaching de carreira, alinhamento de expectativas, e feedback. Apesar de contemplar assuntos técnicos, quando necessário, seu objetivo principal é criar um ambiente de diálogo aberto.

Agora vamos colocar em termos práticos, como fazer a implementação do modelo de 1:1?

Para começar, explique para a equipe qual a intenção da reunião e marque o primeiro encontro. Nesse contato é ideal que o agendamento seja feito pelo líder e que algumas questões sejam abordadas primordialmente, tais quais a periodicidade dos encontros, e métodos de follow up, na sequência os outros temas podem ser alinhados. Passado esse momento inicial, o 1:1 pode ser marcado tanto pelo líder quando pelo liderado, desde que tenha uma frequência mínima e acompanhamento. Para garantir a periodicidade, uma tática simples é deixar agendas recorrentes já programadas para o semestre ou ano. Quando criamos agendas tão distantes é comum que algum re-agendamento seja necessário, só tome cuidado para não deixar o novo horário no esquecimento.

Para que a cultura de reuniões individuais traga resultados, deve ser tratada como um processo de evolução, fazendo follow up de questões que foram abordadas em reuniões anteriores. Manter ‘arquivos’ de cada encontro vai facilitar o acompanhamento dos temas discutidos. Crie um modelo que faça sentido para você e o colaborador. Pode ser uma planilha ou um documento escrito e se possível, ambos devem ter acesso a essa formalização para que possam acompanhar no dia a dia, e não só do momento do encontro.

Além de ser um ótimo momento para conceder feedback e mentoria, o one o one também pode ser a oportunidade ideal para compartilhar informações. Este é um momento de troca, que poderá proporcionar mais liberdade para exposição de ideias e sentimentos sinceros.

Na hora de botar o 1:1 em prática leve alguns pontos em consideração:

1.Escolha um local confortável para essa conversa. Pode ser algum espaço dentro da empresa, um café externo, uma praça. Um ambiente mais descontraído do que o corporativo vai colaborar com o tom de bate-papo.

2.100% da sua atenção deve ser focada no colaborador. Para manter a essência da momento de 1:1, evite ceder a distrações. Não atenda ligações ou monitore o e-mail, não deixe que terceiros interrompam a reunião, não mexa no celular. As pessoas vão se sentir mais seguras em falar se tiverem certeza de que estão sendo ouvidas.

3. A pauta é criada em conjunto. Tanto o líder quanto liderado são responsáveis por trazer os temas que serão abordados na reunião.

E, sempre bom lembrar, apesar de ser muito produtiva, a técnica do 1:1 sozinha não vai ser capaz de mudar da noite para o dia o relacionamento da equipe. Esse será um esforço conjunto com o cuidado diário com as pessoas. Não adianta seguir todo o roteiro de uma boa reunião, se no meio tempo entre um encontro e outro o clima da equipe for de insegurança, excesso de trabalho, se não houver um plano de remuneração adequado.

Preparado para começar a aplicar uma nova abordagem de liderança na sua empresa?