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  • Rafaelle Becker

Não deu tempo de planejar, e agora?

5 dicas que vão te salvar quando entra uma demanda de última hora na pauta


Que o planejamento é importante para que qualquer projeto seja bem executado, todo mundo sabe. Quando falamos de comunicação com colaboradores, é por meio de um planejamento bem estruturado que a área de comunicação interna mapeia os gastos e investimentos, de recursos e tempo, por exemplo, e organiza as prioridades. Assim, os colaboradores têm acesso às informações mais relevantes para seu dia a dia de forma eficaz e se conectam mais à cultura da empresa, além de o dia a dia ficar mais produtivo.


Porém, como nem tudo são flores, e principalmente pelo fato de a comunicação interna ser um ponto de contato com todas as áreas da empresa, pode ser que algumas coisas não saiam como o planejado, ou pior: sem ser planejadas. E então vem aquele sentimento de quando as coisas precisam ser feitas com a urgência do "para ontem".


Os impactos da falta de planejamento


A falta de planejamento, no mínimo, vai bagunçar a rotina da equipe de comunicação interna e seus parceiros diretos, mas também pode ter outras consequências. Algumas delas, contornáveis, como é o caso de atrasar ou não prever a necessidade de um comunicado rotineiro.


Vamos ver um exemplo?


A Copa começou há dois dias e, até o fim da fase de eliminatórias, há três dias de jogos do Brasil, mas a sua empresa não comunicou qual vai ser a dinâmica do expediente nesses dias. Surge então o boato de que vai haver folga, mas sem um comunicado oficial da empresa: colaboradores e lideranças perdem um pouco o foco do dia a dia buscando a informação oficial, enquanto a equipe de comunicação interna corre atrás de produzir em tempo uma nota informativa sobre isso.


A falta de planejamento, no entanto, pode gerar consequências mais sérias, e até mesmo crises na organização.


Evitar o erro da falta de planejamento envolve mapear todas as ações da empresa ao longo do ano, tanto as ações específicas da comunicação interna, quanto as ações realizadas por outras áreas. Contudo, quando a falha no planejamento já aconteceu, apesar de não ser o ideal, é possível fazer entregas de qualidade mesmo nessas condições desfavoráveis, e a gente traz cinco dicas para isso.


5 dicas para te salvar quando as coisas escapam do planejamento


1. Tenha protocolos de gerenciamento de crise

Sim, no plural: um interno para a equipe de CI e outro para se comunicar com os colaboradores. Isso porque nem sempre a crise se estende ao público que recebe as comunicações. Portanto, quando há uma falha no planejamento que impacta somente a equipe de CI, o protocolo de gerenciamento de crise será conhecido apenas pela equipe. Quando a falta de planejamento gera consequências que impactam os colaboradores, o protocolo de gerenciamento de crise para se comunicar com eles se faz necessário. Uma dica é ter esboço de erratas, comunicados e cartas da alta direção para eventuais problemas.


2. Entenda o objetivo principal da ação

Por que essa ação está sendo demandada com tamanha urgência? Entenda o objetivo principal e como ela se enquadra na estratégia de comunicação interna. Assim, a equipe de CI conseguirá encaixar na lista de prioridades.


3. Encontre a forma mais rápida de executar

O planejamento serve para que a equipe encontre a melhor forma de executar uma ação de comunicação. Como o planejamento não existiu, é necessário encontrar a forma mais rápida - e ainda assim com qualidade - de fazer acontecer. Nesses momentos, é necessário deixar o preciosismo de lado para dar lugar à agilidade.


4. Analise qual outra entrega pode ser adiada

Escolha suas batalhas. Esse pode até ser um jargão bem batido no mundo corporativo, mas como toda equipe tem uma capacidade limitada de produção e produtividade, é necessário analisar quais são as prioridades para o momento e o que pode ser deixado para depois.


5. Entenda por que ficou fora do planejamento

A demanda surgiu de última hora ou foi uma falha no processo de planejamento? Entender o que causou o erro permite que a equipe fique mais preparada para evitá-lo no futuro.



Como está a comunicação sobre a Copa com os colaboradores?


Como falamos acima, uma boa comunicação é fundamental para que os colaboradores estejam alinhados com os objetivos e cultura da empresa, além de impactar diretamente no dia a dia deles na organização. A Copa é um dos eventos mais esperados ao longo de quatro anos em todo o mundo, e saber qual vai ser a dinâmica nos dias de jogos é fundamental para que lideranças e colaboradores organizem o dia a dia.


Faltam dois dias para o Brasil estrear na Copa do Mundo, e, se sua empresa ainda não comunicou aos colaboradores qual vai ser a dinâmica nos dias de jogos, respira fundo que a gente te ajuda com a Cartilha da Copa do Comunica.In.




Neste material, você encontra um conteúdo com dicas de como fazer boas comunicações para engajar os colaboradores nesta época do ano, um calendário da Copa do Mundo para organizar o planejamento de comunicação - com um link que adiciona as datas automaticamente ao calendário - além de um cartão editável para acompanhar os jogos e resultados.


Para ler mais sobre como se comunicar efetivamente com os colaboradores nesses momentos, você também pode acessar este outro artigo em que falamos sobre como se preparar para grandes eventos como a Copa.