Consigo mensurar Comunicação Interna sem investimentos?

Uma das maiores dúvidas dos profissionais que desejam implementar a mensuração de dados na comunicação interna é: consigo fazer isso sem um investimento inicial?

A resposta é: Sim!

Sei que isso leva a outra pergunta: O que vou mensurar?

A resposta é: Processos!

Porque começar mensurando processos?

1) Quantificar volume de trabalho da área:

Que a Comunicação Interna possui um grande volume de trabalho nós já sabemos, mas ao quantificar isso de forma assertiva será possível ter uma percepção muito mais embasada e possivelmente surpreendente à respeito do volume de demandas da área.

O que devo acompanhar? 

Cada área possui suas particularidades, porém existem muitos pontos em comum. É interessante que você categorize os tipos de demanda da sua área com por exemplo:

1. Projetos Estratégicos

2. Campanhas

3. Comunicados

4. Eventos

5. Outros

Que tipo de indicadores acompanhar?

1. Volume de cada uma das demandas

2. Esforço médio para execução

3. Divisão por dia / semana / mês

Para te ajudar nessa tarefa, existem ferramentas gratuitas online, listamos abaixo algumas para que você possa conhecer: 

PIPEFY – Utilizando Pipefy, além de conseguir fazer a gestão de tarefas e prazos dentro do seu time também existe uma possibilidade de personalização, para que seja utilizado por diversas áreas com funcionalidades próprias a cada uma. Para uma equipe enxuta a versão gratuita da ferramenta já pode trazer vários benefícios, mas fazendo o upgrade é possível contar com possibilidades de automação, suporte diferenciado e relatórios de performance. 

Runrun.it – Outra ferramenta de organização e gestão que te possibilita utilizar uma versão gratuita ou paga. Você conseguirá monitorar tarefas, enviar comentários para outros membros do time, acompanhar o tempos de execução/refação de cada tarefa com dashboards personalizados. No caso do modelo gratuito existe uma limitação de membros, quadros e métricas de acompanhamento no dashboard, todas as funcionalidades são ilimitadas no pago além de ter outras funcionalidades mais avançadas.

2) Identificar o foco de atuação

Cada área possui seus objetivos semestrais/anuais, que estão alinhados a objetivos estratégicos da empresa. Com a mensuração dos processos, será possível entender se a atuação no dia a dia está alinhada a esse objetivo, ou mais concentrada em outros tipos de demandas.

Analisar as tarefas executadas vai trazer informações claras quanto ao tempo que a equipe, efetivamente, está desenvolvendo ações alinhadas aos objetivos da área e da cia, e qual é o esforço realizado para dar suporte de comunicação para outras equipes.

Prestar suporte para outras áreas acaba sendo fundamental para manter o padrão de comunicação e até a assertividade nos comunicados, mas essa divisão de tarefas deve ser feita de forma que a área de CI mantenha seu planejamento estratégico e não adquira caráter de área de suporte.

3) Entender esforço x pessoa

Com esse acompanhamento feito por todos da equipe, será possível entender como cada um está atuando.

Cada profissional terá aptidões diferentes, e a compreensão disso pode render muitos benefícios ao time. Deixar alguém que é muito bom em negociações e planejamento responsável por tocar eventos e alguém que tem um português impecável e facilidade de escrita com função de redação de informativos e comunicados pode ser mais produtivo que envolver todos em todos os projetos. 

4) Mapear pontos de sobrecarga/gaps

Após um período inicial fazendo a mensuração de processos, as oportunidades de melhoria, gaps no processo, sobrecarga da equipe entre outros pontos, ficarão muito mais claros e perceptíveis.

Com todos esses pontos mapeados, você poderá fazer escolhas muito mais estratégicas com relação priorização de atividades, investimentos e equipe. Além de ficar muito mais fácil para a gestão entender melhor quais são os desafios da área de Comunicação.