Comunicação interna via whatsapp: as vantagens e perigos desse canal

A comunicação é uma área de constante evolução. Suas boas práticas e tendências acompanham mudanças nas dinâmicas sociais e sofrem alta influência de inovações tecnológicas. Na última década, uma das maiores novidades no setor foi o WhatsApp, ferramenta de troca de mensagens instantâneas, que hoje faz parte da vida de praticamente todos os brasileiros.

Acompanhando esse fluxo, que já participa das nossas rotinas pessoais e de trabalho, o canal de WhatsApp começou recentemente a ser mais explorado pela comunicação interna. 

Mas sempre que uma nova prática é trazida para o meio corporativo é preciso analisar e pontuar suas vantagens e também seus perigos. Elencamos alguns dos principais pontos que devem ser considerados ao implementar esse canal na sua empresa. Confira:

Vantagem: canal popular

Dados publicados no Statista revelaram que o WhatsApp possui 2 bilhões de usuários ativos por mês no mundo, sendo o aplicativo de mensagens mais utilizado atualmente. Tendo isso em mente, podemos partir do princípio de que todos, ou praticamente todos seus colaboradores já utilizam o aplicativo com frequência. Essa familiaridade com o app aumenta as chances de adesão e engajamento, caso este canal seja incorporado no seu mix de comunicação interna. Diferente da implementação de outras plataformas, que levariam um certo tempo até o público se acostumar com a interface e funcionalidades, o WhatsApp “pula” este período de aprendizagem. Além disso, o contato dos usuários com o app aumenta a chance de as comunicações da empresa serem lidas.

Vantagem: comunicação instantânea

Por ser um aplicativo de mensagens mobile, ele é ótimo para comunicados ou notícias urgentes. Sua agilidade é notada de ponta a ponta, uma vez que é simples para criar e enviar mensagens e também por sua facilidade de acesso. Frequentemente utilizado na versão para smartphones, está na palma da mão dos colaboradores e conta com as notificações push para informar sobre novas mensagens recebidas.

Perigo: frequência de mensagens

Em contrapartida, o exagero de envio de mensagens pode não ser bem recebido pelo público, Notificações chegando ao celular dos colaboradores constantemente podem interromper o fluxo de trabalho, fazendo-os perder o foco.

Mas esse ainda é o menor dos perigos. O maior ponto de atenção relativo a quantidade de mensagens é a saturação do canal. O envio constante de mensagens, sem critério ou uma estratégia por trás pode ser percebido como spamming pelos destinatários. E a partir do momento em que a credibilidade do canal se perder, o esforço necessário para conquistá-la pode não ser viável para a empresa.

Perigo: uso correto da ferramenta

Um erro comum ao implementar o WhatsApp no mix de comunicação é o uso de listas de transmissão ou pior, a contratação de API’s de envio não homologadas.

O uso de listas de transmissão como canal de CI, apresenta diversas falhas, sendo a principal delas, na usabilidade. A segmentação de base de envio será manual, e a ferramenta não apresenta estatísticas/métricas de engajamento.

Já no caso das API’s o caso fica um pouco mais sério. Existem diversas empresas no mercado que vendem pacotes de envio de mensagens, mas não são homologadas pelo Facebook, marca dona do aplicativo. E nesses casos a segurança da sua empresa fica comprometida. Uma vez que não podem utilizar os fluxos oficiais do App para envios em massa, essas empresas utilizam Bots para fazer com que as informações cheguem a todos. Ou seja, as informações contidas na sua mensagem, bem como os dados dos colaboradores ficam expostos na rede. Além dos perigos de segurança da informação, caso sua conta seja business também existe a possibilidade de o número ser banido pelo serviço de mensagens. 

Perigo: questões trabalhistas

Outro alerta está relacionado às questões trabalhistas. A troca de mensagens via WhatsApp, entre empresa e colaborador caracteriza hora trabalhada. Assim, caso a empresa envie recados a noite, por exemplo, o funcionário pode entrar na justiça solicitando pagamento de hora extra. Apesar das facilidades deste canal, é preciso sempre lembrar de que assuntos relacionados a empresa precisam ser passados em momentos de trabalho e a vida pessoal do colaborador sempre deve ser respeitada.

O que faz a API oficial do WhatsApp?

A API oficial foi desenvolvida pelo Facebook, com a finalidade de regular o envio de mensagens em massa. Essa medida foi tomada pela empresa para evitar que o app seja utilizado para envio de spam. Empresas que queiram utilizar precisam ser homologadas pelo Facebook e pré-aprovar templates de mensagens.

Do ponto de vista do usuário, a vantagem do uso da API oficial é a segurança. Uma vez que seus dados não serão expostos a ninguém de fora da organização durante o envio.

O Comunica.in é uma das empresas aprovadas pelo Facebook a comercializar a API oficial, utilizando templates homologados.

Equilibrando vantagens e desvantagens

Podemos concluir que o WhatsApp é um bom canal de comunicação, mas assim como qualquer outro, precisa ser utilizado da maneira correta para ser efetivo. Embora a API oficial tenha um custo, é um investimento relativamente baixo e necessário para fazer a sua comunicação da maneira correta, evitando problemas de segurança, de mal uso da plataforma e do banimento da conta.

Lembre-se também de adotar boas regras de uso e de convivência. Utilize o WhatsApp para comunicar temas e públicos específicos, definidos estrategicamente e sempre dentro do horário de expediente.

Não deixe que o barato saia caro e a sua empresa seja prejudicada pelo uso indevido da ferramenta. O Comunica.In oferece uma solução completa para enviar e mensurar a comunicação da sua empresa pelo WhatsApp com eficácia e usando a API oficial do Facebook.