5 benefícios práticos da inclusão de análise de dados na estratégia de comunicação interna

O futuro é data-driven, e não adianta tentar fugir disso. Muitos setores já se adaptaram e avançaram em produtividade, graças à análise de dados. Sua empresa já deve ter um volume razoável de enterprise data, dados sobre os colaboradores e processos da empresa, cabe ao estrategista usá-los a favor da comunicação interna.

Utilize os dados para conhecer de verdade seu público, sem suposições ou perfis muito genéricos. Acompanhe em tempo real os resultados da comunicação e mude sempre que for necessário. Identifique onde é melhor investir o orçamento da área, trazendo resultados visíveis para a gestão e para o clima. Usar métricas no processo de comunicação vai trazer transparência e clareza no trabalho do time de CI.

Ah, e não pense que a inteligência de dados funciona só para empresas grandes. Mesmo que sua organização não tenha nenhuma plataforma de análise e armazenamento de informações, possivelmente existem registros de feedbacks de campanhas anteriores, dados coletados no recrutamento e até opinião de colabores que deixaram a empresa. Para começar sua estratégia focada em dados, você pode partir das informações mais básicas e aprimorar a gama de informações com tempo.

Mas, vamos ao que interessa? Conheça os 5 principais benefícios de incluir análise de dados na CI.

1 – Crie relacionamento

Para gerar conexão verdadeira é preciso estar sempre atento à mudanças no perfil dos interlocutores. Muitas empresas ainda se baseiam apenas em dados da pesquisa de clima para traçar as estratégias de comunicação, mas por ser uma pesquisa anual, pode não ser suficiente para embasar planejamentos longos. Para manter uma CI eficiente é preciso existir sinergia entre a mensagem e os destinatários. No seu processo de comunicação com foco em dados, será possível aplicar pesquisas rápidas e menos extensas do que uma pesquisa de clima, para ajudar a monitorar mudanças comportamentais. Colaboradores entram e saem da organização todos os meses, assim como muda a percepção destes em relação a empresa. Munido de uma base de dados constantemente alimentada será mais fácil entender questões de sazonalidade no humor dos colaboradores, rotatividade e o impacto que esses movimentos têm no dia a dia.

2 – Saiba onde investir

Um planejamento embasado em dados pode trazer resultados surpreendentemente positivos. Antes de investir muito tempo e verba da equipe de CI, você pode rodar pequenos testes para entender qual o melhor formato de comunicação para um tema e vai poder aprender com erros.

Teste e experimente ações com público e entenda qual o maior resultado possível,com o mínimo esforço atrelado. Não entenda errado, a intenção não é economizar em dedicação, mas sim valorizar as horas de trabalho do time de CI. Nem sempre a ação mais elaborada, com longos conteúdos e peças de divulgação vai ser a que melhor comunica com o público. Você pode descobrir novos formatos de sucesso analisando a reação do público e mantendo uma rotina constante de análise de hipóteses. O foco é garantir as decisões mais inteligentes para a área.

3 – Acompanhe resultados

Toda ação de comunicação tem uma intenção. E nada melhor que entender se o objetivo foi cumprido, não é mesmo? Por isso, é importante incluir metas no seu processo e acompanhar a evolução delas. Para delinear metas é importante ter um ponto de referência, e em cima dele projetar o crescimento esperado. Não se engane em pensar que podemos excluir dados qualitativos como comentários, entrevistas etc da mensuração de resultados, mas na hora de traçar seus objetivos, os números irão facilitar o processo.

As métricas de análise devem estar alinhadas com as metas estratégicas da empresa para análises macro, e também podem ser métricas pontuais de ação. Alguns exemplos, para ficar mais claro:

Métricas estratégicas da empresa

Turnover: Cálculo de rotatividade, que vai considerar a quantidade de saídas, entradas e o número total de colaboradores

eNPS – employee net promoter score: é uma pesquisa com escala de 0 a 10, onde o colaborador vai avaliar algum aspecto da empresa como nível de satisfação com a empresa, liderança ou benefícios oferecidos

Iniciativas de inovação: Em empresas que fomentam inovação ela pode ser medida de acordo com a quantidade de projetos apresentados, implementados ou o valor de economia/lucro gerado para a empresa graças à iniciativas originárias do programa.

Métricas pontuais de ações de CI

Taxa de abertura de e-mail: Acompanhe quantos % dos seus colaboradores estão realmente abrindo os comunicados enviados.

CTR – click thru rate: é taxa de cliques em um e-mail enviado com base no número de aberturas

ROI – return of investiment: é uma taxa calculada com no investimento de uma ação e no retorno que a mesma acarretou.

Reações: Método para acompanhar humor do leitor com base no uso de ‘emojis’ como reação. As reações devem ser anônimas e avaliadas apenas em %.

Essas são apenas alguns exemplos das métricas que podem ser utilizadas para criar e monitorar metas. Quanto mais interligadas umas às outras elas estiverem mais assertivas serão as decisões e, se os resultados da comunicação estiverem ligados aos objetivos estratégicos da empresa, mais relevantes eles serão. Esse assunto será bastante abordado por aqui, com guias de inclusão de métricas no processo de comunicação, artigos sobre como monitorar e mensurar ações de comunicação e modelos práticos de aplicação.

4 – Apresente resultados

O profissional de Ci tem objetivos definidos para cada mensagem divulgada. Mas, para que a alta gestão e outras áreas tenham clareza de que, o papel da CI não é apenas comunicar, é importante apresentar resultados.

Os resultados efetivos no clima e cultura da empresa podem demorar um pouco para serem percebidos, são esforços que não acontecem da noite para o dia. Então, contar com o embasamento em números tangíveis irá ajudar comprovar os pequenas mudanças de comportamento ou engajamento. Lembra as métricas do tópico acima? Elas serão as ferramentas utilizadas.

5 – Recalcule a rota

É importante ter um planejamento de curto, médio e longo prazo. Ações de comunicação envolvem aprovação de orçamento, contratação de terceiros e sempre vão demandar tempo da equipe. Mas, é preciso saber a hora certa de se desprender de algo que foi previsto em ordem de criar novas possibilidades assertivas. Essas alterações no meio do caminho podem ajudar a otimizar seus resultados, já que serão baseadas nos dados mais recentes

O acompanhamento de métricas em tempo real vai ajudar nesse processo, de entender pontos de melhoria e dar agilidade ao processo de correção de estratégia.

Os ganhos da inclusão de uma estratégia de dados serão infinitos para a equipe de CI e o objetivo deste blog é trazer a teoria para cenários práticos, apoiando a evolução dos setores de comunicação. Está acontecendo uma revolução na maneira de fazer comunicação nas empresas e esse novo mindset vai exigir o poder de adaptação dos profissionais.