Consigo mensurar Comunicação Interna sem investimentos?

Uma das maiores dúvidas dos profissionais que desejam implementar a mensuração de dados na comunicação interna é: consigo fazer isso sem um investimento inicial?

A resposta é: Sim!

Sei que isso leva a outra pergunta: O que vou mensurar?

A resposta é: Processos!

Porque começar mensurando processos?

1) Quantificar volume de trabalho da área:

Que a Comunicação Interna possui um grande volume de trabalho nós já sabemos, mas ao quantificar isso de forma assertiva será possível ter uma percepção muito mais embasada e possivelmente surpreendente à respeito do volume de demandas da área.

O que devo acompanhar? 

Cada área possui suas particularidades, porém existem muitos pontos em comum. É interessante que você categorize os tipos de demanda da sua área com por exemplo:

  • Projetos Estratégicos
  • Campanhas
  • Comunicados
  • Eventos
  • Outros

Que tipo de indicadores acompanhar?

  • Volume de cada uma das demandas
  • Esforço médio para execução
  • Divisão por dia / semana / mês

Para te ajudar nessa tarefa, existem ferramentas gratuitas online, listamos abaixo algumas para que você possa conhecer: 

PIPEFY – Utilizando Pipefy, além de conseguir fazer a gestão de tarefas e prazos dentro do seu time também existe uma possibilidade de personalização, para que seja utilizado por diversas áreas com funcionalidades próprias a cada uma. Para uma equipe enxuta a versão gratuita da ferramenta já pode trazer vários benefícios, mas fazendo o upgrade é possível contar com possibilidades de automação, suporte diferenciado e relatórios de performance. 

Runrun.it – Outra ferramenta de organização e gestão que te possibilita utilizar uma versão gratuita ou paga. Você conseguirá monitorar tarefas, enviar comentários para outros membros do time, acompanhar o tempos de execução/refação de cada tarefa com dashboards personalizados. No caso do modelo gratuito existe uma limitação de membros, quadros e métricas de acompanhamento no dashboard, todas as funcionalidades são ilimitadas no pago além de ter outras funcionalidades mais avançadas.

2) Identificar o foco de atuação

Cada área possui seus objetivos semestrais/anuais, que estão alinhados a objetivos estratégicos da empresa. Com a mensuração dos processos, será possível entender se a atuação no dia a dia está alinhada a esse objetivo, ou mais concentrada em outros tipos de demandas.

Analisar as tarefas executadas vai trazer informações claras quanto ao tempo que a equipe, efetivamente, está desenvolvendo ações alinhadas aos objetivos da área e da cia, e qual é o esforço realizado para dar suporte de comunicação para outras equipes.

Prestar suporte para outras áreas acaba sendo fundamental para manter o padrão de comunicação e até a assertividade nos comunicados, mas essa divisão de tarefas deve ser feita de forma que a área de CI mantenha seu planejamento estratégico e não adquira caráter de área de suporte.

3) Entender esforço x pessoa

Com esse acompanhamento feito por todos da equipe, será possível entender como cada um está atuando.

Cada profissional terá aptidões diferentes, e a compreensão disso pode render muitos benefícios ao time. Deixar alguém que é muito bom em negociações e planejamento responsável por tocar eventos e alguém que tem um português impecável e facilidade de escrita com função de redação de informativos e comunicados pode ser mais produtivo que envolver todos em todos os projetos. 

4) Mapear pontos de sobrecarga/gaps

Após um período inicial fazendo a mensuração de processos, as oportunidades de melhoria, gaps no processo, sobrecarga da equipe entre outros pontos, ficarão muito mais claros e perceptíveis.

Com todos esses pontos mapeados, você poderá fazer escolhas muito mais estratégicas com relação priorização de atividades, investimentos e equipe. Além de ficar muito mais fácil para a gestão entender melhor quais são os desafios da área de Comunicação.

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