Home Office: como preparar sua equipe para o trabalho remoto

O assunto é um tabu em alguns mercados e item básico em outros. O que não podemos contestar é que, independente da realidade da empresa, esse modelo de trabalho remoto requer planejamento muita organização.

Se você se enquadra na parte das empresas que ainda não implementaram, mas tem interesse em entender um pouco mais, veja abaixo alguns pontos importantes que devem ser considerados na transição de modelos presencial x remoto.

Como manter o relacionamento com a equipe, à distância:

Esse é o principal medo de muitas empresas. Quando o trabalho acontece no escritório, todo o time permanece junto, o que proporciona relacionamento, facilita a sinergia e principalmente possibilita a comunicação de forma rápida. Contudo, hoje em dia, existem muitas ferramentas online, softwares, apps e afins criados, especialmente, para viabilizar o contato e organização de equipes. Eles são ótimos aliados do trabalho remoto. 

Para quem está começando a implementar essa estratégia e prefere não incluir mais novidades na rotina, existem algumas armas que já fazem parte do nosso cotidiano e que podem ser utilizadas.

Nos tempos atuais, é muito raro alguém não utilizar o whatsapp para se comunicar, então será bem fácil de manter o relacionamento com a ajuda do app. Isso pode acontecer através de um grupo, ou via troca de mensagens particulares. O aplicativo também possibilita chamadas de vídeo e ligação utilizando internet.

IMPORTANTE: Ao usar uma rede como o whatsapp, para comunicações de trabalho, principalmente quando os colaboradores não possuem celular corporativo, se atente ao horário de envio de mensagens. Assim como no trabalho presencial, o trabalho remoto também precisa ter hora para acabar e, o desrespeito ao limite de horas trabalhadas pode causar problemas sérios para a empresa.

Quem utiliza e-mail do Google, também poderá contar com a facilidade dos documentos e agenda compartilhados, salvos na nuvem. Assim, cada um pode trabalhar e acompanhar a evolução dos projetos de onde estiver, e com sincronização em tempo real, para documentos editados durante uso da internet.

Para quem não utiliza o Gmail, o compartilhamento de documentos  pode ser feito através de anexos, ou via links da nuvem para arquivos muito grandes (Dropbox, Onedrive, Icloud..)

Como organizar a rotina de trabalho:

A organização é importante para qualquer rotina de trabalho, mas quando isolamos o contato presencial da equação ela se torna ainda mais necessária. No dia a dia algumas práticas podem acabar passando despercebidas, mas são essenciais para manter a produtividade. 

Essas práticas podem tomar forma na sua empresa como reuniões, onde são definidas as atividades da semana, conversas informais, nas quais os membros da equipe atualizam o status das tarefas e compartilham com os outros quais dificuldades estão encontrando para executá-las, um caderninho com a lista de tarefas da semana/mês/dia.

Quando o contato presencial sai da jogada, essa organização precisa ser continuada de outras formas. 

1) Definir os objetivos da semana 

Planeje os macro objetivos da semana, assim ficará mais fácil entender onde alocar os esforços de acordo com a capacidade produtiva.

2) Desmembrar em tarefas

Quanto mais tangível seu planejamento, mais fácil de colocar em prática. Por isso, a recomendação de definir as tarefas/etapas para atingir os macro objetivos. A divisão em tarefas também vai facilitar o acompanhamento do plano.

3) Definir os responsáveis por cada tarefa

Formalize, com toda a equipe, quem será o dono de cada tarefa  para garantir que todos estejam cientes de suas obrigações. Nesta etapa também é recomendado firmar prazos para a entrega de cada tarefa e que essa seja uma decisão seja feita entre líder e liderado.

4) Acompanhar o status de execução

Com prazos definidos fica fácil gerenciar a execução. Entenda junto com a equipe, se as demandas estão avançando com a velocidade adequada para cumprimento dos prazos estipulados. É possível que no meio do caminho algum fator dificulte a entrega. Fazendo o acompanhamento próximo, será possível mudar estratégias, traçar planos de contenção, ou alocar mais pessoas para ajudar na entrega.

Como fazer o acompanhamento das tarefas:

Agora que você já organizou as demandas, é hora de criar rituais de acompanhamento. Eles vão ajudar a manter a equipe unida, apesar da distância física. Para cada cenário, vão existir pacotes de rituais adequados, mas abaixo citamos alguns dos mais comuns e que acabam sendo interessantes para várias empresas

1) Reunião de planning: uma reunião de 30min a 1h que tem a finalidade de decidir o planejamento semanal. Fazendo o link com o tópico anterior, esse ritual seria utilizado na definição de objetivos macro e divisão de tarefas.

2) Daily: reunião diária para acompanhamento das demandas, com duração de 10 a 20 minutos. Pode ser feita entre líder e liderado, ou entre equipes que estão trabalhando no mesmo projeto. é bacana deixar um horário fixo na agenda para esse bate-papo, assim todo mundo vai estar preparado e a reunião não se estende por muito tempo. 

3) Review: uma reunião no final da semana, com duração de 30min a 1h para analisar a evolução e entrega das demandas, entender quais foram as dificuldades na execução e deixar todo mundo na mesma página.

4) Grupos de conversa: A ideia do grupo é que possa ser utilizado para manter o entrosamento do time e para falar sobre assuntos mais rápidos, aqueles que não tem necessidade de marcar uma reunião para resolver. No caso de times inteiros trabalhando de maneira remota, também podem ser usados para estreitar laços e melhorar a convivência.

Notou algum ponto em comum, em todas as dicas acima?

O que vai fazer o trabalho remoto funcionar é a comunicação!

Ela é a chave para que qualquer relação, seja de trabalho ou não, funcione da melhor maneira possível. Coloque-a em primeiro lugar durante o planejamento da estrutura de trabalho remota, tendo sempre como foco os alinhamentos claros e objetivos. 

Uma das maiores dores do home office é a dúvida quanto a produtividade e entrega. Realmente, esse é um ponto importante, mas também é necessário lembrar que equipes são formadas de pessoas, e precisam de uma atenção especial. A Comunicação vai ser a base para manter em harmonia a produtividade, relacionamento, e as relações humanas, mesmo quando existe distância entre os colaboradores.

Por aqui, a comunicação é, e sempre será, a protagonista de todos os conteúdos. E a intenção deste blog e trazer conteúdos práticos, para que cada vez mais pessoas consigam implementar uma comunicação estratégica, de verdade, no dia a dia das empresas.

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